基督福音网手机版注册  |  登陆  |  发表  |  搜索  |  分享

　　也不是任何人都有资格出席会议。一些无政府主义者可能认为“既然讲民主，就应当让所有的‘民’做主。”某地一个信徒(非堂委)，非要闯进堂委会议室参会，理由是“神的儿女不能参加讨论神家的事吗?”事实上，所有会议都应有相应的范围和特定的参会对象。出席的人员与人数往往由会议的性质所决定，如堂委会，其出席人员一定是全体堂务委员，无特殊情况，不可随意增删人员。若因工作需要需请非堂委人员参与，则事先得与主要负责人商量并征得同意，会前得与与会者通报说明，其会议全称也得称为“**扩大会议”。

　　2、谁来主持或对会议进行管理?

　　一般会议是由召集单位(如堂委会)的主要负责人或受其委托的成员主持。主持会议的能力，是考验一个人是否适合担任主管的最直接体现。如何增强开会的效率，让每个人都能各抒己见，并在规定时间内完成会议所预想的目标，这与主持人的会议主持能力息息相关。

　　教会堂务委员会(或常务委员会)统一管理会议制度，所有会议均须登记。教会会议分为常设会议、定期会议和临时不定期会议。可针对不同会议制定细节，进行有效安排与管理。堂委会须在年度计划中提出全年会议计划和预计。尽量控制未预见的临时性会议。会议资料需整理、立卷、存档。

　　三、会议需要准备

　　除非特殊情况，一般不要开没有准备的会议。会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是浪费时间，所以三星公司有一名言：“没有准备的会议就等于一场集体谋杀。”所以三星重大的会议有事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考问题。

　　应根据会议性质与要求考虑以下几个要素：

　　①会议名称?名称要表达精确、简明扼要;
　　②会议主旨和目标?也就是为什么开这个会议，要讨论什么问题、达到什么目的;
　　③会议主持人?主持人一般为会议组织部门的主要负责人，主持人在会前做充分的准备。包括收集信息、准备资料，设想别人可能会提出的问题;
　　④会议时间?何时开?开多少时间?
　　⑤会议地点?最好是出席者容易找到或熟悉的地方;
　　⑥会议议程?根据会议目的、要求和现有条件，整理清楚的议程，安排先后次序，最好在会议前让大家传阅;
　　⑦出席人员?除了规定应出席人，是否有特殊有关人需要列席?
　　⑧根据会议要项拟订会议通知，并提前进行报告、张贴或书面发送通知。对重要会议须个别电话或当面通知的，应及时、清楚，并确认是否能如期出席。对重点发言对象须先通知，确保其发言质量;
　　⑨会议承办人及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试;
　　⑩安排、照顾与会人员起居、交通、餐饮及其他可能存在的问题等。

　　四、开会“七要”提醒

　　①要有时间观念。设定时间，准时开始不迟到，准时结束不拖延。为了尊重每个人的时间，开会最忌讳的就是拖延，尤其是一些经常性的会议。所以要让会议顺畅地进行，要对每个议题的讨论时间有限制。如果某个议题讨论太久，却还没有结果，就把这个议题记下来，下次开会时再讨论。另外，如果这次会议一定要达到某些具体结论的话，在开会前就要先告知每个参与的人，不达到目的绝不罢休。不要为了减少与会人员的负担而迅速结束会议，这只会让你的后续动作更困难。会议时间最好控制在2个小时以内，太长的时间会超过人的疲劳极限。主持人随时可作时间提醒，如确有必要需延长会议，应取得大家同意。

　　②要有明确目标。开会通常是为了沟通和决策。不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。不要忘了会议的主要目标，重要的是要以“怎么办”即行动为焦点。例如讨论要采取什么行动，上次行动的结果如何，或是在不同的行动方案中选择一个。避免长期停留在“为什么”或“谁弄的”上面，这样也许会引起争吵浪费时间。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。所以，会议必须要有主题，且要事先通知与会人员。

　　③要遵黄金法则。根据经验，有人提出会议发言黄金法则：如“公开称赞，私下批评”;“可提可不提的意见尽量不提，可听可不听的意见尽量要听”;“要想好再说，不要说了再想”等。不到万不得已，要尽量避免公开批评他人的意见，因这对士气有很大的伤害。会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了表现自己能干而贬低他人。为了避免会议上恶意批评别人的情况发生，会议前要事先告知同事，这次会议的焦点是什么。遇到有恶意打扰议程的成员，会议主持者不能听之任之，要以坚定而有礼貌的态度，坚持将会议导入原来的议程。

　　④要有宽松氛围。好的主持人应使用说服沟通，而不是用命令或强硬、专横的口吻试图影响与会者，做出你想要的结论;更不要只凭你的职衔或权力来搭起自以为“领导”的架势。召集大家开会议事，如是没有定论的事，必须给大家讨论的空间，否则是一种专制。海纳百川，有容乃大。会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要强调自己的预设立场，更不能运用某种压力使一些并不适当的议案强行通过，教会一定要坚持既定的价值观。